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Ratgeber · KassenführungKassenbuch & GoBD - was verlangt wird.
Kurz gesagt: Wer elektronisch kassiert, führt das Kassenbuch im Kassensystem. Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet, die Daten bleiben GoBD-konform gespeichert, und für eine Prüfung geben Sie sie als DSFinV-K-Export aus. Dazu gehören eine zertifizierte TSE und eine Verfahrensdokumentation, für die der Betrieb verantwortlich ist.
Stand der Angaben: · Seite überarbeitet am · keine Steuerberatung
Das Kassenbuch ist kein Formalismus, sondern der Nachweis, dass Ihre Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar erfasst wurden. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, führt es faktisch mit dem System - vorausgesetzt, das System hält die Regeln ein. Dieser Ratgeber sortiert, worauf es dabei ankommt.
Was ins Kassenbuch gehört
Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden - einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Nachträgliche Änderungen sind nicht verboten, sie müssen aber erkennbar bleiben: Was korrigiert wurde, muss sich neben dem ursprünglichen Eintrag wiederfinden lassen. Ein sauber geführter Tagesabschluss mit Z-Bericht schließt den Tag ab und macht ihn prüfbar.
- Einnahmen und Ausgaben getrennt, mit Datum, Betrag und Steuersatz
- Bareinlagen und Barentnahmen als eigene Vorgänge
- Stornos und Korrekturen mit erkennbarem Bezug zum Ursprungsbeleg
- Tagesabschluss, der zum tatsächlichen Kassenbestand passt
Aufbewahrung nach GoBD
Kassendaten gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und müssen über die gesetzliche Frist hinweg unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben. Ein Ausdruck des Tagesberichts genügt dafür nicht - verlangt sind die maschinell auswertbaren Daten selbst. In der Kasse bleiben die Daten abrufbar und lassen sich exportieren; wie lange und wo Sie sie aufbewahren, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.
Verfahrensdokumentation
Zu jeder Kasse gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt in verständlicher Form, welches System Sie einsetzen, wer daran arbeitet, wie Daten entstehen, gesichert und archiviert werden und wie mit Störungen umgegangen wird. Für einen Betrieb mit zwei Kassenplätzen sind das wenige Seiten - fehlen sie ganz, wird es bei einer Prüfung unangenehm.
Vorlage für die Verfahrensdokumentation der Kasse
Bei Kassen Mitte bekommen Sie für jede Kasse eine Vorlage als PDF. Sie wird aus den Stammdaten Ihrer Kasse erzeugt, die Angaben zum System müssen Sie also nicht selbst zusammentragen.
Fertig ist die Dokumentation damit nicht. Wer an der Kasse arbeitet, wie Sie mit Stornos, Kassensturz und Störungen umgehen und wer die Exporte an die Steuerberatung gibt, wissen nur Sie. Diese Teile ergänzen Sie und prüfen das Ganze, am besten zusammen mit Ihrem Steuerbüro.
DSFinV-K-Export bei der Prüfung
Fordert die Betriebsprüfung Daten an, müssen diese im DSFinV-K-Format bereitgestellt werden können. Das ist der bundeseinheitliche Aufbau, in dem Kassendaten übergeben werden. Bei uns lösen Sie den Export selbst aus und geben ihn zusammen mit dem CSV-Export an Ihre Steuerberatung weiter - Sie müssen dafür niemanden anrufen.
TSE, Meldung und Beleg - das Umfeld
Drei weitere Pflichten hängen unmittelbar am Kassenbuch. Erstens: Eine elektronische Kasse ist nach § 146a AO mit zertifizierter TSE zu betreiben; bei uns ist das ein Zusatzmodul für 9 € netto im Monat. Zweitens: Die Kasse ist dem Finanzamt mitzuteilen, neu angeschaffte Geräte innerhalb eines Monats; den Weg über ELSTER gibt es dafür seit 2025. Drittens: Zu jedem Umsatz ist ein Beleg bereitzustellen. Diese Belegausgabepflicht gilt weiter; geplant ist, dass ab 2028 ein digital bereitgestellter Beleg die Pflicht zum Papierbon ablöst.
Zur geplanten Kassenpflicht gilt: Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der sie ab 2028 für Betriebe oberhalb von 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr vorsieht. Ein Gesetz ist daraus noch nicht geworden - Bundestag und Bundesrat müssen zustimmen, Einzelheiten können sich ändern (Stand: 6. November 2026). Wer bereits eine elektronische Kasse nutzt, braucht die TSE ohnehin, unabhängig von dieser Schwelle. Was Betriebe jetzt tun können, steht im Ratgeber Kassenpflicht ab 2028 (geplant).
Wer in der Mitte zuständig ist
Die Regeln sind bundeseinheitlich, die Zuständigkeit richtet sich nach Ihrem Betriebssitz. Ein Weinhandel in Mainz meldet an ein anderes Finanzamt als eine Konditorei in Fulda oder ein Optiker in Saarbrücken - der Weg über ELSTER ist aber überall derselbe. Was das Gesetz für die Mitteilung aufzählt, steht unter Kasse melden; abgeben müssen sie Sie oder Ihr Steuerbüro.
Stand der Angaben zur geplanten Kassenpflicht: 6. November 2026. Der Text gibt einen Überblick; eine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall ersetzt er nicht. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
Gesetzestexte zum Nachlesen
Kassenbuch und GoBD - kurz beantwortet.
Muss ich ein Kassenbuch führen, wenn ich eine elektronische Kasse habe? +
Die Aufzeichnungspflicht erfüllen Sie mit dem Kassensystem, wenn es die Einzeldaten unveränderbar aufzeichnet und der Tagesabschluss sauber läuft. Ein zweites, handschriftliches Buch daneben brauchen Sie dafür nicht.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren? +
Kassendaten zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und müssen über die gesetzliche Frist maschinell auswertbar bleiben. Wo und wie Sie die Daten über die Frist sichern, besprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro; exportieren können Sie sie aus der Kasse jederzeit, etwa im DSFinV-K-Format oder als CSV.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer schreibt sie? +
Sie beschreibt, wie Ihre Kasse arbeitet - vom Anlegen der Artikel über die Datensicherung bis zum Umgang mit Störungen. Verantwortlich ist der Betrieb; eine Vorlage mit den Angaben zum System bekommen Sie von uns.
Reicht der ausgedruckte Z-Bericht für die Prüfung? +
Nein. Verlangt sind die maschinell auswertbaren Einzeldaten im DSFinV-K-Format. Den Export lösen Sie im System selbst aus.
Ist eine Verfahrensdokumentation für die Kasse Pflicht? +
Ja. Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht, auch für einen Betrieb mit nur einer Kasse.
Wie sieht die Vorlage für die Verfahrensdokumentation aus? +
Sie bekommen je Kasse ein PDF, erzeugt aus den Stammdaten Ihrer Kasse. Abläufe im Betrieb, Zuständigkeiten und den Umgang mit Störungen ergänzen Sie selbst und prüfen das Ganze mit Ihrem Steuerbüro.