Kassenbuch & GoBD - was verlangt wird.

Das Kassenbuch ist kein Formalismus, sondern der Nachweis, dass Ihre Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar erfasst wurden. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, führt es faktisch mit dem System - vorausgesetzt, das System hält die Regeln ein. Dieser Ratgeber sortiert, worauf es dabei ankommt.

Was ins Kassenbuch gehört

Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden - einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Nachträgliche Änderungen sind nicht verboten, sie müssen aber erkennbar bleiben: Was korrigiert wurde, muss sich neben dem ursprünglichen Eintrag wiederfinden lassen. Ein sauber geführter Tagesabschluss mit Z-Bericht schließt den Tag ab und macht ihn prüfbar.

• Einnahmen und Ausgaben getrennt, mit Datum, Betrag und Steuersatz
• Bareinlagen und Barentnahmen als eigene Vorgänge
• Stornos und Korrekturen mit erkennbarem Bezug zum Ursprungsbeleg
• Tagesabschluss, der zum tatsächlichen Kassenbestand passt

Aufbewahrung nach GoBD

Kassendaten gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und müssen über die gesetzliche Frist hinweg unveränderbar und jederzeit lesbar bleiben. Ein Ausdruck des Tagesberichts genügt dafür nicht - verlangt sind die maschinell auswertbaren Daten selbst. Kassen Mitte hält diese Daten für Sie vor, sodass Sie beim Gerätewechsel nichts verlieren.

Verfahrensdokumentation

Zu jeder Kasse gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt in verständlicher Form, welches System Sie einsetzen, wer daran arbeitet, wie Daten entstehen, gesichert und archiviert werden und wie mit Störungen umgegangen wird. Für einen Betrieb mit zwei Kassenplätzen sind das wenige Seiten - fehlen sie ganz, wird es bei einer Prüfung unangenehm.

DSFinV-K-Export bei der Prüfung

Fordert die Betriebsprüfung Daten an, müssen diese im DSFinV-K-Format bereitgestellt werden können. Das ist der bundeseinheitliche Aufbau, in dem Kassendaten übergeben werden. Bei uns lösen Sie den Export selbst aus und geben ihn zusammen mit dem CSV-Export an Ihre Steuerberatung weiter - Sie müssen dafür niemanden anrufen.

TSE, Meldung und Beleg - das Umfeld

Drei weitere Pflichten hängen unmittelbar am Kassenbuch. Erstens: Eine elektronische Kasse ist nach § 146a AO mit zertifizierter TSE zu betreiben; bei uns ist das ein Zusatzmodul für 9 € netto im Monat. Zweitens: Die Kasse ist dem Finanzamt über ELSTER anzuzeigen - diese Pflicht besteht seit 2025, neu angeschaffte Geräte innerhalb eines Monats. Drittens: Zu jedem Umsatz ist ein Beleg bereitzustellen; die Abschaffung dieser Belegausgabepflicht ist im Koalitionsvertrag 2025 vereinbart, aber bislang nicht umgesetzt.

Zur geplanten Registrierkassenpflicht ab 1. Januar 2027 für Betriebe über 100.000 € Jahresumsatz gilt: Ein verabschiedetes Gesetz gibt es nicht, ein Entwurf wird 2026 erwartet. Wer heute konform arbeitet, muss deshalb nichts vorziehen.

Wer in der Mitte zuständig ist

Die Regeln sind bundeseinheitlich, die Zuständigkeit richtet sich nach Ihrem Betriebssitz. Ein Weinhandel in Mainz meldet an ein anderes Finanzamt als eine Konditorei in Fulda oder ein Optiker in Saarbrücken - der Weg über ELSTER ist aber überall derselbe. Welche technischen Angaben zu Kasse und TSE Sie dafür brauchen, stellen wir Ihnen bei der Einrichtung zusammen.

Stand: Juli 2026. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

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